Ποιο είναι το μυστικό για τη δημιουργία εξ’ αποστάσεως ομάδων που αποδίδουν και παραμένουν για πολύ καιρό; Χρησιμοποιείτε πάντα αυτές τις 7 συμβουλές για να προσλάβετε τους κατάλληλους ανθρώπους και να τους κρατήσετε ευτυχισμένους.

Η δημιουργία εξ’ αποστάσεως ομάδων που υπερβαίνουν τις προσδοκίες και η παραμονή για μεγάλη χρονική διάρκεια είναι το απόλυτο όνειρο για εξ’ αποστάσεως διαχειριστές και εργοδότες.

Αν όμως είστε νέοι στο μοντέλο της τηλέ- εργασίας ή πειραματίζεστε με εικονικές ομάδες για να συμπληρώσετε την ομάδα σας, μπορεί να φαίνεται πιο δύσκολο από ό,τι είναι.

Μπορεί να παλεύετε να βρείτε και να προσλάβετε τα κατάλληλα άτομα ή να έχετε ένα ασυνήθιστα υψηλό ποσοστό κύκλου εργασιών εάν έχετε ταλέντο στην ομάδα.

Αυτός ο οδηγός έχει όλες τις απαντήσεις που ψάχνετε.

Κάνουμε μια βαθιά βουτιά στους καλύτερους τρόπους για να οικοδομήσουμε μια απομακρυσμένη ομάδα που ξεπερνά κάθε προσδοκία και παραμένει ευτυχισμένη.

Λάβετε υπόψη αυτές τις επτά συμβουλές κατά τη διάρκεια της εξ’ αποστάσεως πρόσληψης και της εικονικής διαδικασίας και θα προσλάβετε τους καλύτερους υποψηφίους και θα αποτρέψετε την εξάντληση που συχνά παρατηρούμε σε υψηλά ποσοστά εργασιών:

1. Δημιουργήστε την τέλεια διαφήμιση απομακρυσμένης εργασίας

Η εύρεση των σωστών μελών της ομάδας ξεκινά με την εκμάθηση πώς να γράφετε μια εξ’ αποστάσεως λίστα εργασίας που πουλάει.

Σίγουρα, θα μπορούσατε απλά να αντιγράψετε μία από τις τυπικές διαφημίσεις εργασίας, να τις δημοσιεύσετε και να την επικαλείστε καθημερινά.

Αλλά, όπως ίσως έχετε παρατηρήσει, αυτό δεν θα σας βοηθήσει να αποκτήσετε τα κορυφαία ταλέντα. Επιπλέον, θα μπορούσε να οδηγήσει στην πρόσληψη λανθασμένων υποψηφίων, αναγκάζοντάς σας να ξεκινήσετε τη διαδικασία πρόσληψης ξανά σε λίγους μήνες.

Η διαφήμισή σας για εργασία πχ για κατασκευή ιστοσελίδων θα είναι πιθανότατα η πρώτη εντύπωση του υποψηφίου για την εταιρεία σας, οπότε αξίζει να αφιερώνετε λίγο χρόνο για να το πετύχετε.

Η καταχώρισή σας θα πρέπει επίσης να προσελκύσει άτομα που αναζητούν εργασία και να τους δώσει όλες τις σχετικές λεπτομέρειες που θα πρέπει να αποφασίσουν εάν αυτός ο ρόλος είναι κατάλληλος.

Αφιερώστε λοιπόν ένα λεπτό για να σκεφτείτε τι πραγματικά ψάχνετε σε έναν εξ’ αποστάσεως υποψήφιο.

Καταγράψτε όλες τις βασικές δεξιότητες που πρέπει να κατέχουν, τι πρέπει να κάνουν καθημερινά και την εκπαίδευση και την εμπειρία που απαιτείται για να είναι επιτυχείς στη θέση.

Μόλις έχετε αυτές τις σημειώσεις, μπορείτε να αρχίσετε να βελτιώνετε τη δημιουργία της τηλέ- διαφήμισης εργασίας. Κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας, φροντίστε να:

• Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά με δυνατότητα αναζήτησης για τον τίτλο της εργασίας σας. Αποφύγετε διασκεδαστικούς όρους όπως “SEO Ninja” ή “Design Unicorn”, καθώς οι αναζητούντες εργασία δεν θα τα αναζητούν.
• Συμπεριλάβετε μια συναισθηματική εισαγωγή που προσελκύει τους ανθρώπους στη θέση σας και τους κάνει περίεργους να μάθουν περισσότερα.
• Να είστε συγκεκριμένοι στον τρόπο με τον οποίο περιγράφετε τον ιδανικό υποψήφιο. Εάν χρειάζεστε άτομα που είναι επινοητικά από μόνα τους ή μπορούν να φορούν πολλά καπέλα, πείτε το εκ των προτέρων, ώστε να μην χάνετε χρόνο σε κανέναν.
• Μοιραστείτε την κουλτούρα και την ιστορία της εταιρείας σας. Οι πιθανοί υποψήφιοι πρέπει να δουν αν η αποστολή και οι αξίες σας ταιριάζουν με τις δικές τους (και το θέλετε και αυτό!).
• Αναλύστε τις ευθύνες και τις απαιτήσεις της εργασίας. Ακόμα κι αν φαίνεται συντριπτικό, οι άνθρωποι πρέπει να γνωρίζουν τι αντιμετωπίζουν πριν υποβάλουν αίτηση. Εκτός αυτού, δεν θέλετε υποψηφίους που δεν είναι 100% ικανοί για αυτό που χρειάζεστε να πετύχετε

Ακολουθώντας όλα αυτά τα βήματα θα πρέπει να σας βοηθήσει να προσφέρετε πιο καλά προσόντα υποψηφίους στα εισερχόμενά σας, παρά εκείνους που πληρούν μόνο ορισμένα χαρακτηριστικά στη λίστα επιθυμιών σας.

Εάν αγωνίζεστε με υψηλά ποσοστά κύκλου εργασιών και συχνά προσλαμβάνετε, η επαν’ επεξεργασία των διαφημίσεων εργασίας σας θα πρέπει να μειώσει και τα δύο ταυτόχρονα.

2. Πού δημοσιεύετε τα θέματα της απομακρυσμένης εργασίας σας;

Ακόμα κι αν δημιουργήσετε μια συγκλονιστική διαφήμιση εργασίας μετά την ανάγνωση του πρώτου βήματος, δεν θα λειτουργήσει σχεδόν καλά, αν χρησιμοποιείτε το λάθος τμήμα των ατόμων που αναζητούν εργασία.

Για παράδειγμα, εάν προσπαθείτε να προμηθευτείτε υποψηφίους από γενικές πλατφόρμες εργασίας όπως το LinkedIn, πιθανότατα θα βρεθείτε πλημμυρισμένοι από άτομα που υποβάλλουν αίτηση σε δεκάδες θέσεις εργασίας μόνο και μόνο για να το κάνουν.

Αρχίστε να είστε πιο στρατηγικοί και δημοσιεύστε τη διαφήμισή σας σε έναν απομακρυσμένο πίνακα εργασίας.

Θα εντοπίσετε μια βάση ατόμων που αναζητούν εργασία και είναι ήδη καταρτισμένοι για αυτό το στυλ εργασίας. Θα γνωρίζετε ότι μπορούν να χειριστούν την εργασία εξ αποστάσεως, οπότε μπορείτε ακόμη και να μειώσετε τον χρόνο προπόνησης και να αποτρέψετε συγκεκριμένες δυσκολίες που συνοδεύουν την εικονική καμπύλη μάθησης.

3. Αξίζει να έχετε καθαρές πολιτικές πριν χρειαστούν:

Μόλις βρείτε και προσλάβετε τους νέους τηλέ-εργαζόμενους σας, φροντίστε να ακολουθήσετε την πολιτική εργασίας σας, ώστε να γνωρίζουν ακριβώς τι αναμένεται από αυτούς.

Παρόμοια με την πολιτική εργασίας για τις εσωτερικές ομάδες, η δημιουργία μιας πολιτικής απομακρυσμένης εργασίας που περιγράφει συγκεκριμένα τις προσδοκίες σας διασφαλίζει ότι όλοι θα τηρούν τους κανόνες, θα παραμείνουν σύμφωνοι με την κουλτούρα της εταιρείας σας και θα ακολουθούν τα υψηλά σας πρότυπα.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε οι εργασίες να γυρίσουν εντός επτά ημερών από την ανάθεσή τους, αλλά δεν το αναφέρετε συγκεκριμένα, δεν μπορείτε να αναστατωθείτε όταν κάποιος παραδώσει τη δουλειά του 10 ημέρες αργότερα.

Όταν ο καθένας ακολουθεί τους ίδιους κανόνες και προσδοκίες, θα δημιουργήσετε μια συμπαγή απομακρυσμένη ομάδα που θα ξεπερνά τον εαυτό της παρά μια που είναι μπερδεμένη.

4. Χρησιμοποιήστε εξ’ αποστάσεως εργαλεία και λογισμικό προς όφελός σας

Μια ομάδα τηλέ-εργαζομένων πρέπει να παραμείνει σε επαφή και στην ίδια σελίδα εάν πρόκειται ποτέ να συνεργαστεί και να εργαστεί ως ένα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν προσλαμβάνετε ταλέντα σε διαφορετικές χώρες και ζώνες ώρας.

Το λογισμικό και τα εργαλεία που βασίζονται σε cloud διατηρούν τον καθένα ενημερωμένο και προγραμματισμένο.

Τουλάχιστον, επιλέξτε ένα εργαλείο επικοινωνίας (όπως το Slack) και ένα εργαλείο διαχείρισης έργων (όπως το Trello ή το Asana) για να ξεκινήσετε. Το πρώτο θα διατηρήσει την επικοινωνία ισχυρή, ενώ η δεύτερη θα επιτρέψει σε όλους να δουν τι πρέπει να γίνει.

Εξοικειωθείτε με τις νέες προσλήψεις σας με αυτά τα εργαλεία κατά τη διάρκεια της διαδικασίας επιβίβασής σας και θα δημιουργήσετε ένα καλοδουλεμένο μηχάνημα.

5. Υιοθετήστε ένα ασύγχρονο στυλ επικοινωνίας

Προτού ανατινάξετε τα κανάλια επικοινωνίας των απομακρυσμένων μελών της ομάδας σας, σκεφτείτε να υιοθετήσετε ένα ασύγχρονο στυλ επικοινωνίας.

Με απλά λόγια, η ασύγχρονη επικοινωνία είναι λιγότερο για τη φύλαξη παιδιών και περισσότερο για την αυτονομία των ανθρώπων.

Αντί να αιωρούνται και να επικοινωνούν υπερβολικά, τα μέλη της ομάδας σας θα έχουν αρκετές λεπτομέρειες για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους και να εργαστούν στις εργασίες τους, όταν είναι καλύτερο για αυτά.

Αυτό μειώνει τις δυνατότητες μικρο-διαχείρισης από μακριά, διατηρώντας τους απομακρυσμένους υπαλλήλους χαρούμενους και πιο πιθανό να παραμείνουν συνδεδεμένοι.

Μια ομάδα που επικοινωνεί καλά μειώνει τις πιθανότητες σφαλμάτων, χαμένων προθεσμιών και λεπτομερειών που περνιούνται απαρατήρητες .

6. Μην ξεχάσετε να προωθήσετε την προσωπική ανάπτυξη

Η ενθάρρυνση της προσωπικής ανάπτυξης είναι μία από τις καλύτερες συμβουλές για την ενίσχυση πιστών τηλέ- εργαζομένων. Όταν ενδιαφέρεστε να βοηθήσετε την ομάδα σας να αναπτύξει περαιτέρω τις δεξιότητές τους, επωφελείστε επίσης από τη νέα γνώση και την αυτοπεποίθησή τους.

Ένας καλός υπάλληλος μπορεί να το κάνει μόνος του. Αλλά ένας ακόμη καλύτερος εργοδότης θα παρέχει τα εργαλεία και τους πόρους για να ακονίσει τις δεξιότητες της ομάδας τους και να τους βοηθήσει να αναπτυχθούν στην καριέρα τους.

Η επένδυση στην βελτίωση της ομάδας σας δεν χρειάζεται να είναι ακριβή.

Μπορείτε να πετύχετε πολλά σε συνεδρίες one-on-one που διαρκούν από 30 λεπτά έως μία ώρα κάθε εβδομάδα. Ή σκεφτείτε να προσφέρετε προσιτά διαδικτυακά μαθήματα από μέρη όπως το Udemy για να βοηθήσετε την ομάδα σας να μάθει ανεξάρτητα.

Θυμηθείτε, η ενίσχυση των δεξιοτήτων κάθε υπαλλήλου βελτιώνει την ομάδα σας και βοηθά την εταιρεία σας να φτάσει σε νέα ύψη. Έτσι, ό, τι κι αν ξοδεύετε θα αξίζει τον κόπο.

7. Εξοικονομήστε χρόνο για να γνωρίσετε τους ανθρώπους στην ομάδα σας

Μην υποτιμάτε τη δύναμη να γνωρίσετε την ομάδα σας σε ένα βαθύτερο επίπεδο που δεν σχετίζεται με την εργασία όταν πρόκειται για τη δημιουργία μιας συνεκτικής μονάδας.

Αν και θέλετε η ομάδα σας να έχει καλή απόδοση, εστιάζοντας μόνο σε προθεσμίες, μετρήσεις απόδοσης και εξόδων θα οδηγήσει στην εξάντλησή της.

Όταν συμβεί αυτό, η ομάδα σας θα ξεχάσει γρήγορα γιατί συνεργάζεται μαζί σας. Αυτά τα συναισθήματα αυξάνουν τη δυσαρέσκεια και συμβάλλουν στον κύκλο εργασιών των εργαζομένων.

Μπορείτε να αποφύγετε την εξάντληση προσφέροντας εβδομαδιαίες εικονικές ευχάριστες ώρες στα προγράμματα επικοινωνίας σας. Οι χρήστες μπορούν να συναντηθούν στο διαδίκτυο, να κάνουν παρέα και να συζητήσουν για ενδιαφέροντα που δεν σχετίζονται με την εργασία για να δεθούν.

Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε συντροφικότητα προγραμματίζοντας διαλείμματα στα μέσα της εβδομάδας για συνομιλία για ένα ορισμένο χρονικό διάστημα (όπως 15 έως 20 λεπτά). Κάντε αυτά τα καθορισμένα διαλείμματα για να καλωσορίσετε νέους συνεργάτες, να μιλήσετε για εκπληκτικές συναυλίες ή να γελάσετε.

Θα πρέπει επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να ενσωματώσετε εικονικές δραστηριότητες δημιουργίας ομάδων για να ενισχύσετε περαιτέρω το δεσμό της ομάδας από μακριά.

Τελικές σκέψεις για τη δημιουργία απομακρυσμένων ομάδων

Πριν διαβάσετε αυτόν τον οδηγό, ίσως υποθέσατε ότι η δημιουργία μιας απομακρυσμένης ομάδας ήταν τόσο απλή όσο η πρόσληψη υπαλλήλων.

Αν και είναι τεχνικά παρόμοιο, αυτές οι επτά συμβουλές θα σας βοηθήσουν να αντιμετωπίσετε μερικές από τις μικρές διαφορές που σχετίζονται με την πρόσληψη και τη διατήρηση των καλύτερων απομακρυσμένων υπαλλήλων.

Ακολουθήστε όλες αυτές τις προτάσεις και θα δημιουργήσετε μια ομάδα που είναι παραγωγική, χαρούμενη που βρίσκεστε εκεί και θα παραμείνει για μεγάλο χρονικό διάστημα. Τότε θα έχετε λιγότερο κύκλο εργαζομένων και ως αποτέλεσμα η απομακρυσμένη εταιρεία σας θα λειτουργεί πιο ομαλά.