Μετά το έτος που άλλαξε τα πάντα, η αποτελεσματική διαχείριση απομακρυσμένων εργαζομένων το 2021 χρειάζεται ένα συγκεκριμένο σύνολο δεξιοτήτων και ακολουθώντας αυτές τις 8 βέλτιστες πρακτικές.

Τι σημαίνει η διαχείριση τηλε-εργαζομένων το 2021 και μελλοντικά;

Για πολλές επιχειρήσεις, το 2020 ήταν η χρονιά που άλλαξε τα πάντα. Αν και η τάση της εξ’ αποστάσεως εργασίας αυξάνεται σταθερά, η πανδημία COVID-19 επιτάχυνε τη μετάβαση και ανάγκασε πολλούς να υιοθετήσουν μια νοοτροπία εργασίας από το σπίτι νωρίτερα από το αναμενόμενο.

Αφού είδαν όλα τα οφέλη που προέρχονται από την απομακρυσμένη εργασία, οι εταιρείες υιοθετούν μια προσέγγιση πλήρους απομακρυσμένης απασχόλησης. Δυστυχώς, μια μελέτη από το Harvard Business Review δείχνει ότι το 40% των εποπτών και των διαχειριστών ανθρώπινου δυναμικού έχουν χαμηλή αυτοπεποίθηση στην ικανότητά τους να διαχειριστούν τους εργαζομένους από απόσταση.

Η εκμάθηση μερικών τεχνικών για τη βελτίωση της ποιότητας της απομακρυσμένης διαχείρισης μπορεί να αυξήσει τη συνολική ευημερία και την απόδοση των εργαζομένων σας από εδώ και πέρα.

Μαθαίνοντας πώς να διαχειριστείτε τον εαυτό σας πρώτα:

Το πρώτο σας βήμα είναι να μάθετε πώς να ισορροπήσετε τη διαχείριση του εαυτού σας, ενώ υποστηρίζετε τις τηλέ- ομάδες σας. Σε τελική ανάλυση, δεν μπορείτε να περιμένετε από τους υπαλλήλους σας να ακολουθήσουν τα βήματα σας εάν δεν προχωράτε στη σωστή κατεύθυνση μόνοι σας.

Μία από τις καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση μιας τηλέ- ομάδας υψηλής απόδοσης είναι ο καθορισμός προσδοκιών από νωρίς – τόσο για τον εαυτό σας όσο και για τους υπαλλήλους σας.

Αυτό σημαίνει ότι όλοι θα γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτούς και τι μπορούν να περιμένουν από εσάς. Απλώς περιγράψτε μια πολιτική τηλέ- εργασίας που αναφέρει σαφώς:

• Τον τρόπο ανάθεσης της εργασίας και παρακολούθηση/ διαχείριση των προθεσμιών
• Πρωτόκολλα επικοινωνίας
• Εργαλεία απομακρυσμένης εργασίας που πρέπει να χρησιμοποιήσει η ομάδα
• Προσωπικά προγράμματα εργασίας και ώρες “on”
• Πότε/ πώς να προσεγγίσετε υπαλλήλους/ διευθυντές
• Πώς λειτουργούν οι ημέρες άδειας/ διακοπών

Κατανοώντας πως υπάρχει καμπύλη μάθησης στην τηλε- εργασία:

Εάν προσλάβατε πρόσφατα νέους απομακρυσμένους υπαλλήλους για την ομάδα σας, μην περιμένετε να κάνουν τη μετάβαση χωρίς να πλοηγηθούν στην καμπύλη μάθησης που συνοδεύει την τηλέ- εργασία.

Πολλοί άνθρωποι παλεύουν να βρουν την πειθαρχία για να αγνοήσουν τους περισπασμούς στο σπίτι. Άλλοι δεν ξέρουν πώς να προγραμματίσουν το χρόνο τους. Ακόμα περισσότεροι δεν έχουν ιδέα πώς να χρησιμοποιούν μια στοίβα τηλέ- τεχνολογίας CRM, εργαλεία διαχείρισης έργων, εφαρμογές επικοινωνίας, εργαλεία κατασκευής ιστοσελίδων κ.λπ. στο μέγιστο των δυνατοτήτων τους.

Η εκχώρηση εργαζομένων σε εύκολες εργασίες και η συνεργασία νέων προσληφθέντων με έναν «φίλο καλωσορίσματος» είναι μερικές από τις βέλτιστες πρακτικές για τη νέα σας διαδικασία εικονικής ενσωμάτωσης.

Θα βοηθήσουν την ομάδα σας να μάθει τα καλύτερα σημεία της εξ αποστάσεως εργασίας, να τους κάνει πιο άνετους στους ρόλους τους και να τους δώσει τη δυνατότητα να χρησιμοποιήσουν τα εργαλεία που επένδυσε η εταιρεία σας για τη βελτίωση της συνολικής αποτελεσματικότητας και απόδοσης.

Θα πρέπει επίσης να τους δώσετε υλικό ανάγνωσης σχετικά με τη διευκόλυνση της νέας τηλέ- επαγγελματικής τους ζωής. Ακολουθούν μερικοί από τους οδηγούς μας που πρέπει να χρησιμοποιηθούν ως έμπνευση:

• 4 συμβουλές για να ξεκινήσετε μια νέα εργασία, από απόσταση
• 10 πρακτικές που θα σας εξασφαλίσουν την επιτυχία στην απομακρυσμένη εργασία
• Δημιουργία της προσωπικής σας εργασίας από το σπίτι

Αυτές οι βέλτιστες πρακτικές μπορούν να βοηθήσουν την ομάδα σας να ελαττώσει τις ευθύνες τους για να διασφαλίσει ότι ακολουθούν παραγωγικές ροές εργασίας

Δίνοντας σε όλους τα εργαλεία για την επιτυχία:

Μην υποθέσετε ότι οι τηλέ- εργαζόμενοι έχουν όλα όσα χρειάζονται για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους. Δώστε τους τα εργαλεία και δείξτε τους πώς να τα χρησιμοποιήσουν.

Οι υπάλληλοί σας μπορεί να διαθέτουν φορητό υπολογιστή και smartphone, αλλά έχουν κάμερες υψηλής ποιότητας και πρόσβαση στο Internet υψηλής ταχύτητας για να παρακολουθήσουν τις εικονικές σας συναντήσεις;

Τι γίνεται αν υπάρχει ένα ξέσπασμα COVID-19 και τα παιδιά τους πρέπει να μείνουν σπίτι από το σχολείο και να χρησιμοποιήσουν τον οικογενειακό υπολογιστή για εικονική μάθηση;

Διαθέστε πόρους για να δώσετε σε κάθε υπάλληλο την τεχνολογία για να ολοκληρώσει τη δουλειά του, ανακουφίστε μερικά από αυτά τα ζητήματα (και το άγχος!). Ανάλογα με τις ευθύνες εργασίας τους, αυτό μπορεί να σημαίνει ότι πρέπει να τους εξοπλίσετε με έναν υπολογιστή, πρόσβαση στο Διαδίκτυο, τηλέφωνο VoIP, ακουστικά, εργονομικό γραφείο και καρέκλα, εκτυπωτή / σαρωτή κ.λπ.

Μαζί με τη διδασκαλία τους πώς να δημιουργήσουν έναν ευέλικτο χώρο εργασίας, ίσως χρειαστεί επίσης να τους παρέχετε ή να τους κατευθύνετε σε σεμινάρια σχετικά με τη χρήση εργαλείων διαχείρισης έργων και άλλων τύπων λογισμικού που βασίζονται σε cloud.

Δώστε σε όλους την ίδια ευκαιρία να πετύχουν και δεν θα αφήσετε κανένα μέλος της ομάδας να παλεύει.

Εξάσκηση ενσυναίσθησης:

Οι άνθρωποι σε όλο τον κόσμο αντιμετώπισαν εξαιρετική αβεβαιότητα κατά τη διάρκεια του 2020. Από την πανδημία έως τις συντριβές της αγοράς και τα πολιτικά γεγονότα, έπρεπε να αντιμετωπίσουν το άγχος για πράγματα που ήταν εντελώς εκτός του δικού τους ελέγχου.

Οι υπάλληλοί σας μπορεί να ήταν άρρωστοι, έχασαν τα αγαπημένα τους πρόσωπα ή έπρεπε να αντιμετωπίσουν έναν σύντροφο που έχασε τη δουλειά του. Συνδυάστε τα με την απομόνωση και τη μοναξιά των εγκλεισμών και είναι δύσκολο να φανταστείτε ότι κάποιος αισθάνεται ενθουσιασμένος και παρακινημένος να εργαστεί.

Γι’ αυτό είναι σημαντικό για τους διευθυντές να ασκούν ενσυναίσθηση. Μελέτες δείχνουν ότι το 78% των εργαζομένων θα εργαστεί σκληρότερα για έναν ενσυναίσθητο ηγέτη. Η ενσυναίσθηση δείχνει πως ενδιαφέρεστε για τον άνθρωπο, όχι για το αποτέλεσμα του σαν υπάλληλο.

 Το άνοιγμα ενός γνήσιου αμφίδρομου διαλόγου μεταξύ εσάς και των υπαλλήλων σας δείχνει ότι είστε έτοιμοι να ακούσετε και να αφουγκραστείτε πραγματικά αυτό που σκέφτονται και αισθάνονται. Θα είστε σε θέση να βάλετε τον εαυτό σας στα παπούτσια τους και να καταλάβετε τι περνούν.

Με βάση  τις πληροφορίες και τις προοπτικές τους, ίσως χρειαστεί να δώσετε σε ορισμένους υπαλλήλους μεγαλύτερο έλεγχο του φόρτου εργασίας τους, ενώ άλλοι μπορεί να χρειάζονται επιπλέον χρόνο μεταξύ των προθεσμιών του έργου.

Μόλις αισθανθούν ότι ακούγονται και γίνονται αποδεκτοί και τους δώσετε ό, τι χρειάζονται για να πετύχουν, ενδέχεται να παρατηρήσετε υψηλότερα επίπεδα αφοσίωσης και μεγαλύτερη παραγωγικότητα.

Θέτοντας ως προτεραιότητα την ψυχική υγεία:

Στατιστικά δείχνουν το 2020 ήταν μια χρονιά ρεκόρ για άτομα που βιώνουν κατάθλιψη, στρές και άγχος. Η έρευνα αποκάλυψε ότι το 44% εκείνων που μετέβησαν στην απομακρυσμένη απασχόληση κατά τη διάρκεια της πανδημίας παραδέχτηκαν ότι η ψυχική τους υγεία μειώθηκε.

Οι τηλέ-διευθυντές πρέπει να είναι σε επιφυλακή για τα σημάδια της εξάντλησης στην ομάδα τους. Μόλις ένας υπάλληλος φτάσει σε αυτό το κρίσιμο όριο, θα χάσει τον ενθουσιασμό για τη δουλειά του, θα σταματήσει να νοιάζεται για την απόδοσή του, να αναβάλλει τις απαιτητικές εργασίες και θα πάρει περισσότερο χρόνο για να ολοκληρώσει τις εργασίες.

Η συμμετοχή σε ευθείς συνομιλίες θα σας δώσει τη ματιά  στις προκλήσεις που ενδέχεται να αντιμετωπίζουν οι υπάλληλοί σας. Τώρα είναι η καλύτερη στιγμή να ρωτήσετε πώς μπορείτε να τα υποστηρίξετε.

Στην ίδια μελέτη, το 38% των εργαζομένων είπε ότι η εταιρεία τους δεν ρώτησε ποτέ αν τα πήγαν καλά, γεγονός που προκάλεσε περαιτέρω πτωτικές νοητικές καταστάσεις. Ωστόσο, περισσότεροι από τους μισούς (58%) των εργαζομένων ένιωθαν άνετα με τον προϊστάμενό τους να τους ρωτάει προληπτικά για την ψυχική τους υγεία και το 41% ήθελε στην πραγματικότητα τον προϊστάμενο να κάνει έλεγχο.

Εκτός από τις συνεδρίες one-on-one, συνηθίστε να μοιράζεστε χρήσιμα email και άρθρα που:

• Δείχνουν στην ομάδα σας πώς να βρεί παραγωγικότητα και κίνητρα όταν είναι απομακρυσμένη
• Τους διδάσκει τις καλύτερες συμβουλές για να ελέγχουν την ψυχική τους υγεία
• Εξηγεί γιατί είναι σημαντικό να κάνουν διαλείμματα κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας

Ως διευθυντής, δεν μπορείτε να έχετε στρεσαρισμένα, αγχωμένα και άρρωστα μέλη της ομάδας και να εξακολουθείτε να ελπίζετε σε υψηλά επίπεδα απόδοσης. Πρέπει να δώσετε προτεραιότητα στη σωματική και ψυχική υγεία κάθε υπαλλήλου. Ίσως θέλετε να εξετάσετε το ενδεχόμενο δημιουργίας τηλέ- προκλήσεων φυσικής κατάστασης για τη χρήση σωματικής δραστηριότητας για την εξάλειψη του άγχους, τη βελτίωση της διάθεσης και την προώθηση περισσότερης κίνησης κατά τη διάρκεια της ημέρας.

Διαρκής αναγνώριση:

Οι τηλέ- εργαζόμενοι αισθάνονται συχνά ότι εργάζονται σε αποκλεισμένα τμήματα μακριά από την αναγνώριση της ανώτερης διοίκησης. Ωστόσο, όλοι επιθυμούμε να αναγνωριστούμε για τις συνεισφορές μας, ειδικά σε δύσκολους καιρούς.

Έτσι, όταν οι τηλέ- μάνατζερ φροντίζουν να επισημάνουν τα μέλη της ομάδας για τη σκληρή δουλειά τους, όχι μόνο παρακινουν το ανθρώπινο δυναμικό, αλλά επίσης δείχνει στο υπόλοιπο προσωπικό σας τι πρέπει να κάνουν για να κερδίσουν αυτόν τον πολυπόθητο έπαινο.

Μερικοί τρόποι για να δείξετε την εκτίμησή σας και να κάνετε αυτές τις συνεισφορές ορατές στην υπόλοιπη ομάδα περιλαμβάνουν:

• Φωνή στο Slack ή σε άλλη πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων. Ίσως θελήσετε να δημιουργήσετε ένα κανάλι #kudos για να καλέσετε υπαλλήλους που δίνουν τον καλύτερο εαυτό τους, τότε όλοι οι άλλοι μπορούν να τους συγχαρούν επίσης.
• Απόγευμα Παρασκευής για τον υπάλληλο του μήνα. Δώστε προσοχή σε ποιους υπαλλήλους κάνουν υπερωρίες κατά τη διάρκεια των projects ή στείλτε μια γρήγορη έρευνα «νεκροψίας» του project σας για να δείτε ποιο μέλος της ομάδας θεωρεί ότι οι υπάλληλοί σας ήταν κρίσιμοι για την επιτυχία της εργασίας. Ανταμείψτε τους με λίγες ώρες ρεπό για να τους ευχαριστήσετε για τη σκληρή δουλειά τους.
• Στείλτε δωροκάρτες έκπληξης ή πακέτα φροντίδας όταν οι πελάτες ή οι ανώτεροι διαχειριστές παρατηρούν μια εξαιρετική δουλειά. Ευχαριστείστε την ομάδα σας με αυτά τα μικρά δώρα και θα έχουν μεγαλύτερη διάθεση να δώσουν 110% την επόμενη φορά.

Αυτές οι πράξεις αναγνώρισης και ανταμοιβής λένε στην ομάδα σας ότι σας ενδιαφέρει και πιστεύετε ότι η σκληρή δουλειά τους έχει σημασία.

Επένδυση στη δημιουργία ομάδων και την προσωπική ανάπτυξη:

Εάν θέλετε να διατηρήσετε τους υπαλλήλους σας πρωτοποριακούς και να μειώσετε τον κύκλο εργασιών, η επένδυση στην οικοδόμηση ομάδων και την προσωπική ανάπτυξη δεν είναι απαραίτητη.

Η προσωπική ανάπτυξη εξελίσσει τηλέ- καριέρες. Αυτή η συνεχιζόμενη μάθηση δημιουργεί πιο σίγουρα μέλη της ομάδας και ως αποτέλεσμα, μια πιο ισχυρή τηλέ- ομάδα. Η επένδυση στην ανάπτυξη των εργαζομένων βελτιώνει επίσης την πίστη στην εταιρεία σας και αποδεικνύει ότι σας ενδιαφέρει μακροπρόθεσμα.

Στην πραγματικότητα, τα δεδομένα της έρευνας δείχνουν ότι η προσφορά επαγγελματικής κατάρτισης και ανάπτυξης θα αποτρέψει το 86% των νέων εργαζόμενων από την αποχώρηση από την τρέχουσα θέση τους.

Θα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη οι δραστηριότητες δημιουργίας ομάδων. Τακτικές συναντήσεις που επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να γνωριστούν μεταξύ τους – τόσο στο εργασιακό πλαίσιο όσο και εκτός των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με την εργασία – ενισχύουν την αφοσίωση και τη συνεργασία.

Το μέλλον της διαχείρισης τηλέ- εργαζομένων ξεκινά με εσάς

Ενώ το τοπίο της απομακρυσμένης εργασίας αλλάζει συνεχώς, οι τηλέ- διαχειριστές πρέπει να παραμείνουν σε επαφή με τις ομάδες τους και να προσαρμοστούν καθώς εξελίσσονται οι ανάγκες.

Ακολουθήστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές και θα βρείτε περισσότερη αυτοπεποίθηση για τη διαχείριση απομακρυσμένων εργαζομένων.