Μια πύλη είναι ένα κεντρικό μέρος για να καταστήσει όλους τους τύπους πληροφοριών προσβάσιμους σε ένα ευρύ και ποικίλο κοινό. Οι πύλες μπορούν να χωριστούν κατά προσέγγιση σε δύο μεγάλες ταξινομήσεις: την πύλη πληροφοριών για επιχειρήσεις και την πύλη διαχείρισης περιεχομένου. Στις περισσότερες περιπτώσεις, θα διαπιστώσετε ότι πρέπει να τα συνδυάσετε για να καλύψετε όλο το φάσμα των επιχειρηματικών σας αναγκών.

• Οι πύλες πληροφοριών για επιχειρήσεις προορίζονται κυρίως για την ενοποίηση ενός τεράστιου φάσματος πληροφοριών από πολλές πηγές σε μία μόνο οθόνη. Οι χρήστες αυτών των πληροφοριών συνήθως δεν δημοσιεύουν σε αυτόν τον τύπο πύλης. Αντίθετα, είναι οι καταναλωτές των πληροφοριών που προετοιμάζονται και δημοσιεύονται από άλλους. Για παράδειγμα, εξετάστε μια εταιρική πύλη που παρέχει πρόσβαση στα εξής:

1. Ανακοινώσεις εταιρικών προγραμμάτων, εκδηλώσεων, τριμηνιαίων εκθέσεων κέρδους κ.ο.κ.
2. Αναφορές που επιτρέπουν στους χρήστες να αποκτούν πληροφορίες ή/και να λαμβάνουν βασικές επιχειρηματικές αποφάσεις
3. Ειδήσεις, καιρικές συνθήκες και προσφορές μετοχών από τροφοδοσίες κοινοπρακτικού περιεχομένου
4. Διαθεσιμότητα εργαλείων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ημερολογίου, χρονοδιαγράμματος συσκέψεων και άλλων επαγγελματικών εφαρμογών που χρησιμοποιούνται σε μεγάλο βαθμό
5. Πρόσβαση σε μικρότερες πύλες που δημιουργούνται και συντηρούνται από ανεξάρτητα τμήματα εντός της εταιρείας

Η παρουσίαση αυτών των πληροφοριών συχνά υποστηρίζεται από τυπικές υπηρεσίες πύλης, όπως εξατομίκευση (εργαλεία που επιτρέπουν στους χρήστες να καθορίζουν τη δική τους προβολή περιεχομένου σελίδας), καθώς και μια εξελιγμένη μηχανή αναζήτησης για να βοηθήσει τους χρήστες να εντοπίσουν γρήγορα κρίσιμες πληροφορίες.

Μια πύλη πληροφοριών για επιχειρήσεις μπορεί να υποστηρίξει χιλιάδες χρήστες ή μόνο μια χούφτα. Το email είναι ένα παράδειγμα μιας πύλης πληροφοριών για επιχειρήσεις που χρησιμοποιούνται συνήθως, παρέχοντας ενημερωμένα δεδομένα από χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, τροφοδοσίες καιρού και άλλες πηγές σε όλο τον κόσμο.

• Οι πύλες διαχείρισης περιεχομένου μέσα από την κατασκευή ιστοσελίδων έχουν σχεδιαστεί για να βελτιώνουν την πρόσβαση και την ανταλλαγή πληροφοριών. Σε μια πύλη διαχείρισης περιεχομένου, οι δυνατότητες δημοσίευσης αυτοεξυπηρέτηση επιτρέπουν στους χρήστες να δημοσιεύουν και να μοιράζονται οποιοδήποτε είδος εγγράφου ή περιεχομένου Web με άλλους χρήστες, ακόμη και εκείνους που είναι γεωγραφικά διασκορπισμένοι. Για παράδειγμα, εξετάστε μια ομάδα ανάπτυξης που αποτελείται από μηχανικούς, διαχειριστές προϊόντων και μηχανικούς διασφάλισης ποιότητας που εργάζονται σε τοποθεσίες διάσπαρτες σε όλο τον κόσμο. Το καθένα έχει έγγραφα που πρέπει να μοιραστεί με μέλη των δικών του ομάδων καθώς και με τις άλλες ομάδες. Σχεδόν κάθε χρήστης έχει τη δυνατότητα να προσθέσει έγγραφα στην πύλη. Ορισμένοι χρήστες έχουν το δικαίωμα να τροποποιούν έγγραφα που παράγονται από άλλους χρήστες ή ομάδες. Σε αντίθεση με μια πύλη πληροφοριών για επιχειρήσεις, με αυτόν τον τύπο πύλης, η πλειοψηφία των χρηστών έχει την εξουσία τόσο να δημοσιεύει όσο και να ανακτά πληροφορίες εντός του πλαισίου πύλης.

Οι χρήστες μιας πύλης διαχείρισης περιεχομένου συνήθως απαιτούν υπηρεσίες όπως:

1. Δυνατότητες check-in/check-out, ώστε οι χρήστες να μην μπορούν να αντικαταστήσουν ο ένας τον άλλον αλλαγές
2. Στοιχείο ελέγχου έκδοσης, έτσι ώστε οι διαδοχικές εκδόσεις ενός συγκεκριμένου στοιχείου να μπορούν να διατηρηθούν ή να αντικατασταθούν
3. Ένας μηχανισμός ασφαλείας, με τον οποίο το περιεχόμενο μπορεί να προστατευθεί από μη εξουσιοδοτημένη προβολή ή χειρισμό
4. Ροή εργασίας, η οποία καθορίζει μια διαδικασία μέσω της οποίας ρέει ένα έγγραφο ή μια αίτηση μεταξύ των χρηστών
5. Οργανωτικοί μηχανισμοί για τη δημιουργία μιας δομής περιεχομένου που περιηγείται εύκολα από το χρήστη της πύλης

Αυτός ο κατάλογος υπηρεσιών δεν εφαρμόζεται αποκλειστικά στην πύλη διαχείρισης περιεχομένου. Οι κατασκευαστές της πύλης εταιρικών πληροφοριών μπορεί να βρουν και μερικούς από αυτούς χρήσιμους.