Καθώς όλο και περισσότερες εταιρείες στρέφουν τους πόρους τους σε εικονικές εκδηλώσεις. Η ομάδα μας σας παρουσιάζει μερικούς τρόπους για να την δημιουργήσετε πιο εύκολα.

1. Διατηρήστε μικρές τις διάρκειες συνεδριών

Μια εξηντάλεπτη κεντρική ομιλία ή συνεδρία διάγγελμα σε μια εκδήλωση πρόσωπο με πρόσωπο είναι αρκετά συνηθισμένη και συνήθως δεν μοιάζει με κουραστική διαδικασία. Αυτό οφείλεται εν μέρει στο γεγονός ότι οι συμμετέχοντες έχουν άλλα ερεθίσματα και τη δυνατότητα να βιώσουν τις παρουσιάσεις σε ένα τρισδιάστατο περιβάλλον. Είναι πολύ πιο δύσκολο να κρατήσετε την προσοχή του κοινού σε μια εικονική εκδήλωση, σε σύγκριση με μια διάσκεψη δια ζώσης. Στην πραγματικότητα, η έννοια του “webinine” – ένα webinar που διαρκεί μόλις εννέα λεπτά. Το ποσοστό προσέλευσης του κοινού είναι πολύ υψηλότερο για συνεδρίες αυτής της διάρκειας (έναντι 60 λεπτών), όπως και το ποσοστό επανάληψης.

2. Ακονίστε τους τίτλους και τις περιγραφές σας

Όταν παρουσιάζονται πολλαπλές, ταυτόχρονες επιλογές για συνεδρίες για να επιλέξουν σε ένα φυσικό περιβάλλον εκδήλωσης, οι συμμετέχοντες συχνά βασίζονται σε προφορική πληροφόρηση, ρωτώντας άλλους συμμετέχοντες ποιο διάγγελμα θα παρακολουθήσουν και γιατί. Τα περισσότερα εικονικά συνέδρια δεν έχουν αυτή τη δυναμική. Επιπλέον, πολλές διαδικτυακές εκδηλώσεις βασίζονται σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και άλλες τακτικές για την ενημέρωση των συμμετεχόντων σχετικά με τις πληροφορίες που θα παρουσιαστούν (δεν υπάρχει γραπτός οδηγός συνεδρίου ή ειδική εφαρμογή για κινητά στις περισσότερες περιπτώσεις).

Έτσι, οι συμμετέχοντες στην εικονική σας εκδήλωση έχουν λιγότερες πληροφορίες όταν αποφασίζουν ποιες συνεδρίες θα παρακολουθήσουν και ποιες θα παραλείψουν.

Κατά συνέπεια, είναι ακόμη πιο σημαντικό οι τίτλοι και οι περιγραφές των συνεδριών για τον προγραμματισμό του εικονικού συνεδρίου σας να είναι περιγραφικοί και συναρπαστικοί όπως και στην προώθηση – κατασκευή ιστοσελίδων.

3. Χρησιμοποιήστε έναν συντονιστή ή παρουσιαστή

Ακόμα και αν έχετε παρουσιαστή, χρειάζεστε έναν MC για να διατηρήσετε τη ροή και την ενέργεια σε υψηλά επίπεδα. Σε μια εκδήλωση πρόσωπο με πρόσωπο, ο συντονιστής ή ο παρουσιαστής συμβάλλει στην πλαισίωση των πληροφοριών που παρουσιάζονται κατά τη διάρκεια του συνεδρίου, ενώ παράλληλα συμβάλλει στη διατήρηση της ενέργειας και στην παράδοση σημαντικών σημειώσεων.

Πολλοί οργανισμοί που προχωρούν σε εικονικές εκδηλώσεις πιστεύουν ότι εφόσον ο προγραμματισμός παρέχεται πλέον μέσω του Διαδικτύου, ο ρόλος του παρουσιαστή δεν είναι πλέον απαραίτητος.