Η συνεργασία συνήθως αναφέρεται σε μια ομάδα εργαζομένων που προβληματίζονται, εργάζονται και παρακολουθούν κάποιες εργασίες όλοι μαζί. Μπορεί να είναι δύσκολο να το επιτύχετε αυτό όταν όλοι εργάζονται σε διαφορετικές πολιτείες, χώρες ή ακόμα και ζώνες ώρας. Ωστόσο, αφού οι περισσότερες επιχειρήσεις συνεχίζουν να λειτουργούν έτσι λόγω του COVID-19, είναι σημαντικό να μάθετε πώς να συνεργάζεστε αποτελεσματικά εάν η ομάδα σας είναι απομακρυσμένη όπως για παράδειγμα αν το αντικείμενό σας είναι η κατασκευή ιστοσελίδων.

Αν θέλετε λοιπόν, να διαχειριστείτε καλύτερα μια απομακρυσμένη ομάδα υψηλής απόδοσης, εξετάστε το ενδεχόμενο να δοκιμάσετε μερικές από αυτές τις πρακτικές απομακρυσμένης συνεργασίας:

Δημιουργήστε έναν κεντρικό σημείο αναφοράς με εργαλεία εικονικής διαχείρισης έργων και απομακρυσμένης συνεργασίας

Αυτό το κεντρικό σημείο θα παρέχει στα μέλη της ομάδας όλα όσα χρειάζονται για να συνεργαστούν, να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους και να παραμείνουν σε επαφή, ανεξάρτητα από το που βρίσκονται και δουλεύουν. Για να συνεργαστούν τα μέλη χρειάζονται εργαλεία απομακρυσμένης συνεργασίας και λογισμικό διαχείρισης έργων. Αυτά επιτρέπουν στην ομάδα σας να κάνει κοινή χρήση αρχείων, να κάνει ερωτήσεις, να αφήνει σχόλια και να παρακολουθεί την πρόοδο των εργασιών σαν να εργάζονται όλοι μαζί στο ίδιο δωμάτιο. Παράλληλα, ένας διαχειριστής θα πρέπει να ενημερώνει τα μέλη για τις δουλειές τους, τις προθεσμίες αλλά και τους διαθέσιμους πόρους.

Δημιουργήστε ασύγχρονες επικοινωνίες 

Η συγχρονισμένη επικοινωνία είναι ο κανόνας στον παραδοσιακό επιχειρηματικό κόσμο, ο οποίος αναγκάζει τους υπαλλήλους να απαντούν σε μηνύματα μόλις ληφθούν. Ωστόσο, η ασύγχρονη επικοινωνία επιτρέπει στους υπαλλήλους να απαντούν εγκαίρως όταν είναι πιο βολικό ή παραγωγικό για αυτούς να το κάνουν. Αυτό το μοντέλο δίνει στην ομάδα σας χώρο για να εργαστεί. Έτσι μπορούν όλοι να συγκεντρωθούν χωρίς να σπάσουν την παραγωγικότητα ή τη ροή τους για να απαντήσουν σε ένα μήνυμα που αποσπά την προσοχή.

Οι απομακρυσμένοι διαχειριστές, θα πρέπει να ενημερώνουν τις ομάδες τους σχετικά με τα κανάλια που πρέπει να χρησιμοποιούν για συγκεκριμένους τύπους επικοινωνίας, όπως οι προεπιλεγμένοι τρόποι επικοινωνίας της εταιρείας ,ποιο κανάλι πρέπει να χρησιμοποιείται και πότε, πόσο συχνά αναμένεται να κάνετε check-in σε ένα κανάλι επικοινωνίας και πώς να επικοινωνήσετε εάν κάτι είναι επείγον.

Βρείτε ένα επικαλυπτόμενο παράθυρο επικοινωνίας

Παρόλο που η ασύγχρονη επικοινωνία πρέπει να είναι ο κανόνας σας, υπάρχουν και οι στιγμές συνεργασίας όπου βρίσκεται ταυτόχρονα όλη η ομάδα μαζί. Είναι σχεδόν αδύνατο να τους συγκεντρώσετε όλους στο ίδιο μέρος ταυτόχρονα, ειδικά όταν οι απομακρυσμένες ομάδες σας επεκτείνονται παγκοσμίως. Ακόμα κι αν η ομάδα σας εργάζεται εξ αποστάσεως και όλοι ζείτε στην ίδια ζώνη ώρας, δεν σημαίνει ότι διατηρείτε όλοι τις ίδιες ώρες εργασίας. Έτσι είναι σημαντικό οι διαχειριστές να ρωτήσουν τις ομάδες τους σχετικά με τις ώρες εργασίας τους και στη συνέχεια, να βρουν τις επικαλυπτόμενες χρονικές περιόδους. Αυτές οι πληροφορίες θα διευκολύνουν πολύ τον χρονικό προγραμματισμό της ομάδας.

Προσπαθήστε να ελαχιστοποιήσετε τις συσκέψεις με βίντεο

Οι συνομιλίες μέσω βίντεο παρέχουν μια σύνδεση μεταξύ των ομάδων, ώστε όλοι να μπορούν να γνωρίσουν τους ανθρώπους πίσω από τις οθόνες. Οπτικές ενδείξεις όπως η γλώσσα του σώματος και οι εκφράσεις του προσώπου μειώνουν την πιθανότητα κακής επικοινωνίας, ώστε να μπορείτε να έχετε αποτελεσματικές, εστιασμένες συζητήσεις και συνεργασία. Παρόλα αυτά δεν πρέπει να τις κάνετε κανόνα. Αυτό γιατί προκαλούν κόπωση και είναι δολοφόνος της παραγωγικότητας. 

Κάντε βίντεο κλήσεις μόνο όταν είναι απολύτως απαραίτητες. Μπορεί να θέλετε να τις χρησιμοποιήσετε στις εκκινήσεις έργων για να φέρετε όλη την ομάδα στην ίδια σελίδα από την αρχή. Μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε για να δώσετε συγχαρητήρια ή να συζητήσετε τι πήγε στραβά και θα έπρεπε να είχε πάει καλύτερα. Στείλτε ένα πρόγραμμα εκ των προτέρων. Αυτό θα σας βοηθήσει να παραμείνει η κλήση σας σε καλό δρόμο και παραγωγική. 

Όταν χρησιμοποιούνται με φειδώ, τα εργαλεία απομακρυσμένης επικοινωνίας μπορούν να είναι μια αποτελεσματική διέξοδος για όλους να μοιράζονται ιδέες, να σκέφτονται και να λαμβάνουν αποφάσεις ως ομάδα.

Ενθαρρύνετε την ενεργή ανταλλαγή ιδεών

Σε ένα παραδοσιακό περιβάλλον γραφείου, η ανταλλαγή ιδεών μπορεί να συμβεί όταν όλοι συναντιούνται γύρω από ένα τραπέζι συνεδριάσεων. Οι απομακρυσμένες ομάδες μπορούν να κάνουν κάτι τέτοιο μέσω εικονικών διασκέψεων. Παραλείψτε την κλήση βίντεο και στείλτε σε όλους ένα ζευγάρι ασύρματα ακουστικά. Ενθαρρύνετε τους να λάβουν την κλήση ενώ βρίσκονται έξω σε μια βόλτα, σηκώνοντας ελαφριά βάρη, ανεβαίνοντας σκάλες ή κάνοντας διατάσεις.

Η απομακρυσμένη ομάδα σας πρέπει να σηκωθεί και να κινηθεί όταν είναι κολλημένη στους υπολογιστές της για αρκετές ώρες κάθε μέρα. Μπορεί ακόμη και να θέλετε να ορίσετε έναν καθημερινό στόχο βημάτων για την ομάδα σας ως έναν άλλο τρόπο ενθάρρυνσης τους και οικοδόμησης μιας κουλτούρας φροντίδας ταυτόχρονα. Η άσκηση ενισχύει την χαρά, μειώνει το άγχος και ανυψώνει τις διαθέσεις, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τους απομακρυσμένους εργαζόμενους που αγωνίζονται με τη μοναξιά και τα συναισθήματα απομόνωσης. 

Αυτές οι ενέργειες θα διαταράξουν τον “κανονικό” τρόπο να κάνετε πράγματα και θα αναζωογονήσουν την ομάδα σας με φρέσκες ιδέες.

Αλλάξτε τη σύσταση των ομάδων

Ένα από τα πλεονεκτήματα ύπαρξης μιας εικονικής ομάδας είναι η σύνδεση εργαζομένων από διαφορετικά υπόβαθρα και εμπειρίες. Μια ποικιλόμορφη ομάδα φέρνει πολλές προοπτικές στο τραπέζι και βοηθά στη δημιουργία πραγματικής καινοτομίας. Έτσι, αντί να διατηρείτε τα μέλη της ομάδας ίδια σε κάθε νέο έργο, προσπαθήστε να αναμίξετε ομάδες για να δείτε τι αποτέλεσμα προκύπτει. Σκεφτείτε ποιοι θα μπορούσαν να συνεργαστούν καλύτερα μαζί ή ποιανών οι δεξιότητες και οι εμπειρίες θα δημιουργούσαν μια ενδιαφέρουσα συνεργασία. Έτσι όλοι θα έχουν την ευκαιρία να μάθουν περισσότερα ο ένας για τον άλλον και να ενισχύσουν τη συνολική συνοχή της ομάδας.

Δημιουργήστε χρόνο για ομαδική σύνδεση

Τα μέλη της ομάδας σας μπορεί να μην βρίσκονται κοντά το ένα στο άλλο, αλλά η φυσική τους απόσταση μπορεί να επηρεάσει το πόσο καλά συνεργάζονται. Έτσι, οι διευθυντές θα πρέπει να χρησιμοποιούν διαδικτυακές ομαδικές δραστηριότητες για να βοηθήσουν τους εικονικούς υπαλλήλους να αισθάνονται πιο συνδεδεμένοι και λιγότερο απομονωμένοι. Αυτό μπορεί σταδιακά να ενισχύσει την ψυχολογία και την απόδοση τους. Κάποιες ενδεικτικές δραστηριότητες μπορεί να είναι εικονικές βραδιές ταινιών, ώρες καφέ, μηνιαία εικονικά γεύματα κ.α.. Όλα αυτά θα βοηθήσουν την ομάδα σας να συνδεθεί καλύτερα, να διατηρήσει την επικοινωνία ισχυρή και να δημιουργήσει δεσμούς ομάδας. Καθώς η ομάδα σας πλησιάζει και γνωρίζει ο ένας τον άλλον καλύτερα, η συνεργασία θα φαίνεται ευκολότερη και πιο φυσική.

Να παρακολουθείτε και να γιορτάζετε πάντα τις επιτυχίες

Μόλις ορίσετε στόχους για την ομάδα σας, είναι σημαντικό να παρακολουθείτε την πρόοδο στις εργασίες που γίνονται και να επιβραβεύεται τις επιτυχίες. Αυτό προσφέρει αναγνώριση στα μέλη της ομάδας για το έργο που επιτέλεσαν μαζί και τους δίνει ικανοποίηση . Η αναγνώριση από τους ανώτερους δίνει περαιτέρω κίνητρα και όρεξη για συνεργασία στα μέλη της ομάδας. Παράλληλα, ο έπαινος ακόμα και από τους συναδέλφους βοηθά στην οικοδόμηση ισχυρών δεσμών. 

Αυτές οι συμβουλές συνεργασίας για απομακρυσμένες ομάδες θα βοηθήσουν στην ενθάρρυνση της συνεργασίας και θα προωθήσουν ένα πιο συνεκτικό, συνδεδεμένο περιβάλλον απομακρυσμένης εργασίας.