1. Δώστε προσοχή στο θέμα του μηνύματος.
Πριν βιαστείτε να πατήσετε το πλήκτρο «Αποστολή», αφιερώστε λόγο χρόνο για να γράψετε ένα θέμα που θα αποδίδει με ακρίβεια το περιεχόμενο του μηνύματος, παρέχοντας στον παραλήπτη ένα σοβαρό λόγο για να ανοίξει το email σας.
Αν το θέμα του μηνύματός μας είναι ασαφές ή ακόμα χειρότερα κενό, έχουμε αυτομάτως χάσει την πρώτη μας ευκαιρία να ενημερώσουμε ή να πείσουμε στον αποδέκτη του μηνύματος. Πρέπει να θυμόμαστε ότι το μήνυμά μας δεν είναι το μοναδικό στην αλληλογραφία του παραλήπτη. Ένα ξεκάθαρο θέμα θα καθορίσει να αξίζει τον κόπο να ασχοληθεί μαζί του κάποιος πολυάσχολος επαγγελματίας.

2. Το περιεχόμενο του μηνύματος οφείλει να είναι ξεκάθαρο.

Αν το μήνυμά σας εμπεριέχει πολλαπλά μηνύματα, που συνδέονται χαλαρά μεταξύ τους, προκειμένου να αποφευχθεί το ενδεχόμενο ο αποδέκτης να απαντήσει μόνο στο πρώτο θέμα που θα του αποσπάσει την προσοχή, θα μπορούσε κανείς να αριθμήσει τα θέματα. Αν τα θέματα είναι αρκετά θα μπορούσε κανείς να τα χωρίσει σε ισάριθμα μηνύματα, ούτως ώστε ο αποδέκτης να μπορεί να σβήσει, να απαντήσει ή να αρχειοθετήσει καθένα από αυτά ξεχωριστά.
Φροντίστε επιπλέον το μήνυμά σας να είναι εύκολο στην ανάγνωση και την κατανόησή του. Διορθώστε για παράδειγμα λάθη που τυχόν εμφανίζει το κείμενο. Θυμηθείτε ότι η χρήση κεφαλαίων δίνει την εντύπωση στον αναγνώστη του κειμένου ότι ο αποστολέας φωνάζει, ενώ η παντελής έλλειψη κεφαλαίων εμφανίζει τον αποστολέα σαν ένα έφηβο που βαριέται να γράψει. Γράψτε μικρές παραγράφους, χρησιμοποιώντας κενά ανάμεσά τους. Τα μακρόσυρτα κείμενα μοιάζουν βαρετά και κουραστικά. Χρησιμοποιήστε τέτοια μορφή στο κείμενό σας, ώστε να καθίσταται πιο εύκολη η ανάγνωση του κειμένου σας. Αποφύγετε φανταχτερά τυπογραφικά στοιχεία, υπογραμμίσεις και μεγάλα γράμματα.

3. Αποφύγετε τα συνημμένα.

Προκειμένου να αποφύγετε την πιθανότητα ο αποδέκτης του μηνύματος να αγνοήσει με το συνημμένο αρχείο είναι προτιμότερο να αντιγράψετε στο διαβιβαστικό τα σημαντικά στοιχεία του εγγράφου. Επισυνάψτε τα συναφή αρχεία μόνο όταν είναι άκρως απαραίτητα.

4. Προσδιορίστε με ακρίβεια την ταυτότητά σας.

Όταν κάνετε χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επαγγελματικούς σκοπούς, οφείλετε να προσδιορίσετε την ταυτότητά σας επακριβώς. Πολύ περισσότερο μάλιστα όταν από την ηλεκτρονική διεύθυνση δεν προκύπτει ποιος είστε. Επίσημοι χαιρετισμοί δεν είναι απαραίτητοι, πλην όμως οφείλετε στην υπογραφή σας να αναγράψετε τα στοιχεία, την ιδιότητά σας, καθώς και τυχόν λοιπά στοιχεία επικοινωνίας.

5. Να είστε ευγενικοί και να μην παρασύρεστε από παροδικά συναισθήματα.

Αν την ώρα που γράφετε ένα μήνυμα είστε θυμωμένοι, σώστε το στα πρόχειρα και περιμένετε λίγο πριν το στείλετε. Ποτέ μη λειτουργείτε εν θερμώ. Μην τραβάτε το σκοινί στα άκρα, αλλά ζυγίστε καλά τις επιπτώσεις ενός φορτισμένου μηνύματος προσεκτικά.

6. Διορθώστε το κείμενό σας.

Αν ζητάτε από κάποιο πρόσωπο να εργαστεί για εσάς, αφιερώστε λίγο χρόνο να διορθώσετε το μήνυμά σας, ώστε να φαίνεται επαγγελματικό, αλλά φροντίστε και για τυχόν τυπογραφικά ή συντακτικά λάθη. Ιδιαίτερα αν απευθύνεστε σε ανωτέρους σας ή αν οι παραλήπτες του μηνύματός σας είναι πολυάριθμοι, αφιερώστε λίγο ακόμα χρόνο, πριν πατήσετε το «Αποστολή». Πάρτε αν κρίνετε απαραίτητο και μία δεύτερη γνώμη από κάποιον που εμπιστεύεστε.

7. Μη εμπιστεύεστε την ιδιωτικότητα του μηνύματος.

Μη στέλνετε μηνύματα, το περιεχόμενο των οποίων δεν επιθυμείται να δημοσιοποιηθεί και μάλιστα με το όνομά σας σε αυτά! Το email δεν είναι ασφαλής τρόπος ανταλλαγής πληροφοριών. Από ένα περαστικό που θα δει το μήνυμά σας, μέχρι ένα χάκερ, ή και τις υπηρεσίες ασφάλειας, το περιεχόμενο του μηνύματός σας ποτέ δεν είναι ασφαλές.Αν μάλιστα αλλοιώνετε την αλήθεια σε ένα email, υποτιμώντας ένα πρόβλημα ή παραλείποντας μια σημαντική λεπτομέρεια για παράδειγμα, δημιουργείται ένα έγγραφο αποδεικτικό το οποίο μπορει να χρησιμοποιηθεί εις βάρος σας.

8. Διακρίνετε μεταξύ επίσημων ή μη περιστάσεων.

Όταν γράφουμε σε ένα φίλο ή ένα στενό συνεργάτη είναι αποδεκτό να χρησιμοποιούμε σύμβολα (όπως smilies), συντομογραφιες, μη συνηθισμένη στίξη ή ορθογραφία. Αυτές οι πρακτικές αποτελούν συνήθως δείγματα οικειότητας. Όμως όταν το μήνυμα απευθύνεται σε κάποιον που προσδοκά ή απαιτεί μεγαλύτερη επισημότητα, οφείλουμε να λειτουργούμε ανάλογα.

9. Απαντήστε εγκαίρως.

Αν επιθυμείτε να αναδείξετε τον επαγγελματισμό και τη συνέπειά σας, φροντίστε να είστε διαθέσιμοι να απαντήσετε εγκαίρως στο συνομιλητή σας. Ακόμα και μια απάντηση τύπου “Συγγνώμη, είμαι πολύ απασχολημένος αυτή τη στιγμή, θα επικοινωνήσω με την πρώτη ευκαιρία” είναι ένας τρόπος να απαλλάξετε τον συνομιλιτή σας από μία άσκοπη αναμονή.

10. Επιδείξτε σεβασμό και αυτοσυγκράτηση

Αν και οι περισσότεροι χρήστες του email γνωρίζουν ότι ο τροπος αυτός επικοινωνίας δεν εξασφαλίζει ιδιωτικότητα, είναι ένδειξη καλών τρόπων να ζητήσεις τη συναίνεση του αποστολέα ενός μηνύματος πριν το προωθήσεις σε τρίτους. Μάλιστα όταν το περιεχόμενο του μηνύματος είναι ευαίσθητο, καλό είναι όταν έχει περισσότερους αποδέκτες να γίνεται αποστολή με κρυφή κοινοποίηση.
Σε περίπτωση που κάποιος θεωρεί ότι προσβάλλεται από το περιεχόμενο κάποιου μηνύματος, καλό είναι να δείξει αυτοσυγκράτηση, ζητώντας διευκρινίσεις, πριν προβεί σε οποιαδήποτε άλλη ενέργεια.